Virtuaalitapahtuman idea lähtee liikkeelle tarkoituksesta eli ajatuksesta ”miksi ja kenelle”. Saat tehtyä virtuaalitapahtumasta merkityksellisen pohtimalla mm. mikä luo inspiraatioita osallistujille. Sisällön suunnittelussa tulee ottaa huomioon kohderyhmän tarpeet ja millaisen vaikutuksen haluat tapahtumalla olevan. Sisällön täytyy olla korkealaatuista ja luoda arvoa koko tapahtuman ajan, jotta osallistujat pysyvät linjoilla tapahtuman loppuun saakka. Ota myös huomioon, miten välität tunteet verkon välityksellä.

• Kohderyhmä 

Kun suunnittelet virtuaalitapahtumaa, hyppää kohderyhmäsi saappaisiin ja koeta katsoa asiat heidän näkökulmastaan. Näin saat parhaimman aseman tapahtuman suunnittelulle ja toteutukselle. 

• Osallistujakokemus 

Pyri luomaan osallistujille ainutlaatuinen kokemus. Silloin olet varmasti onnistunut, jos saat osallistujat uppoutumaan tapahtumaan niin, että muu maailma unohtuu.  

•  Vuorovaikutus  

Miksi haluan osallistua virtuaalitapahtumaan? Tässäpä kysymys, joka monella varmasti käy mielessä. Tapahtuman järjestäjänä sinun täytyy huolehtia, että tapahtumasi on merkityksellinen osallistujille ja he saavat myös olla vuorovaikutuksessa tapahtuman aikana, josta on suuri merkitys – Eli sitouta kohderyhmäsi. 

• Käsikirjoitus 

Ei voi painottaa liikaa sanomalla hyvin suunniteltu käsikirjoitus on kaikkien virtuaalitapahtumien a ja o. Hyvin käsikirjoitettu tapahtuma on ytimekäs, sisällöltään vaihteleva, vuorovaikutteinen, osallistava, teknisesti ja visuaalisesti toimiva.  

• Tapahtuma paikka 

Kun tiedät mitä, kenelle ja miksi ollaan tekemässä, päätetään sitten vasta tapahtumalle sopiva paikka. Yleisesti virtuaalitapahtumat järjestetään studioissa ja toimistoissa, mutta tapahtuman voi halutessaan järjestää myös mitä erilaisimmissa paikoissa. 

• Tapahtuman tekninen toteutus 

Tapahtumapaikan valinta vaikuttaa oleellisesti myös tekniseen toteutukseen. Kun olet määritellyt tapahtumapaikan lisäksi tarkoituksen, kohderyhmän ja sisällön, niin sen jälkeen pohditaan, mikä on paras teknologinen ratkaisu tapahtumallesi. Tapahtuman tekninen alusta on kaikkein tärkein valinta: mikä alusta sopii kohderyhmälle ja tapahtuman tarkoituksiin parhaiten?

• Tapahtumaviestintä 

Älä unohda tapahtumaa edeltävää ja sen jälkeistä viestintää. Tehtäväsi on sitouttaa yleisösi ja markkinoida tapahtumaa varmistaaksesi, että he osallistuvat tapahtumaan mahdollisimman suurissa määrin. Hyvä ennakkoviestintä mahdollistaa osallistujien teknisen ja henkisen varautumisen sekä onnistuneen verkostoitumisen. Tapahtuman jälkeinen viestintä mahdollistaa syvemmän yhteyden osallistujien kanssa, jolloin voit tarjota osallistujille mahdollisuuden vaikuttaa ja samalla saat kerättyä palautetta ja tuloksia.  

Kirjoittaja: Mia Räsänen

The post Vinkit virtuaalisen tapahtuman toteuttamiseen appeared first on Taustamarkkinat BGMT.

Virtuaalitapahtuma on kohtaamista, jonka avulla saat luotua brändisi mukaisen tavoitteellisen ja vaikutuksellisen tapahtumasisällön. Interaktiivisuutensa ansiosta virtuaalitapahtuman avulla saat luotua kokemuksellista, osallistavaa ohjelmaa, jonka kautta pystyt aidosti vuorovaikuttamaan, kuuntelemaan ja ottamaan ihmiset mukaan etäisyyksienkin takaa – ihmiset luovat tapahtuman.

Visuaalisesti näyttävä tapahtuma saadaan luotua LED-seinää hyödyntäen tarpeeseen ja tilanteeseen sopivalla tavalla. LED-seinän kautta voidaan tuottaa stillkuvaa taikka liikkuvaa kuvaa, joka sopii yrityksesi brändiin. Voit toivoa mitä haluat led-seinälle, me toteutamme sen.

Riippuen tarpeesta ja tapauksesta voimme toteuttaa tapahtumasi virtuaalisessa ympäristössä virtuaalistudiota hyödyntäen. Tyypillisesti virtuaalitapahtuma muodostetaan fyysisen tapahtumapaikan ja internetin välisen vuorovaikutuksen avulla. Tuodaan esimerkiksi, tapahtumaan puhujia livestreamin välityksellä -tämä muoto myös on useimmiten helpompi ja kustannustehokkaampi tapa. 

VIRTUAALITAPAHTUMAN MUOTOJA

Live-striimauksen avulla tuotettava virtuaalitapahtuman suosio ja kysyntä on kasvanut rajoitusten myötä. Virtuaalitapahtuma mahdollistaa myös reaaliaikaisen viestinnän. Virtuaalitapahtumissa osallistujat pystyvät mm. tuomaan äänensä esille kommentoimalla sisältöä tai esittämällä kysymyksiä.

Webinaarit, hybriditapahtumat ja erilaiset livelähetykset tulevat olemaan jatkossa olennainen osa tapahtumien tulevaisuutta. Ne ovat osa virtuaalitapahtumaa, jotka hieman eroavat toisistaan käyttötarkoituksen mukaan. Hybriditapahtuma on oiva valinta kun haluat tavoittaa isomman joukon ihmisiä esim. eri puolilta maailmaa samanaikaisesti eri alustoja käyttäen, se on virtuaali- ja livetapahtuman yhdistelmä. Webinaari taas puolestaan on oiva valinta verkkoseminaarien järjestämiseen – se on yksinkertaisin tapa viedä tapahtuma verkkoon.

Me Taustamarkkinoilla olemme luovia, tapahtumatekniikan taitavia osaajia, joka auttaa sinua pitämään ääntä itsestäsi ja skaalautuu tavoitteidesi mukaan. Toteutamme näkemyksellisen ja houkuttelevan, yrityksesi tarpeita vastaavan personoidun tapahtuman, joka jättää kaikille positiivisen ja mieleenpainuvan muiston pitkäksi aikaa. 

Ota meihin yhteyttä virtuaalitapahtuman järjestämisestä. kerro tarpeesi niin me neuvomme ja autamme käytännön toteutuksessa. Meiltä saat ammattilaisten vinkit. 

The post Virtuaalitapahtuma- uusi trendi! appeared first on Taustamarkkinat BGMT.