- Sisältö ja tarkoitus
Virtuaalitapahtuman idea lähtee liikkeelle tarkoituksesta eli ajatuksesta ”miksi ja kenelle”. Saat tehtyä virtuaalitapahtumasta merkityksellisen pohtimalla mm. mikä luo inspiraatioita osallistujille. Sisällön suunnittelussa tulee ottaa huomioon kohderyhmän tarpeet ja millaisen vaikutuksen haluat tapahtumalla olevan. Sisällön täytyy olla korkealaatuista ja luoda arvoa koko tapahtuman ajan, jotta osallistujat pysyvät linjoilla tapahtuman loppuun saakka. Ota myös huomioon, miten välität tunteet verkon välityksellä.
- Kohderyhmä
Kun suunnittelet virtuaalitapahtumaa, hyppää kohderyhmäsi saappaisiin ja koeta katsoa asiat heidän näkökulmastaan. Näin saat parhaimman aseman tapahtuman suunnittelulle ja toteutukselle.
- Osallistujakokemus
Pyri luomaan osallistujille ainutlaatuinen kokemus. Silloin olet varmasti onnistunut, jos saat osallistujat uppoutumaan tapahtumaan niin, että muu maailma unohtuu.
- Vuorovaikutus
Miksi haluan osallistua virtuaalitapahtumaan? Tässäpä kysymys, joka monella varmasti käy mielessä. Tapahtuman järjestäjänä sinun täytyy huolehtia, että tapahtumasi on merkityksellinen osallistujille ja he saavat myös olla vuorovaikutuksessa tapahtuman aikana, josta on suuri merkitys – Eli sitouta kohderyhmäsi.
- Käsikirjoitus
Ei voi painottaa liikaa sanomalla hyvin suunniteltu käsikirjoitus on kaikkien virtuaalitapahtumien a ja o. Hyvin käsikirjoitettu tapahtuma on ytimekäs, sisällöltään vaihteleva, vuorovaikutteinen, osallistava, teknisesti ja visuaalisesti toimiva.
- Tapahtuma paikka
Kun tiedät mitä, kenelle ja miksi ollaan tekemässä, päätetään sitten vasta tapahtumalle sopiva paikka. Yleisesti virtuaalitapahtumat järjestetään studioissa ja toimistoissa, mutta tapahtuman voi halutessaan järjestää myös mitä erilaisimmissa paikoissa.
- Tapahtuman tekninen toteutus
Tapahtumapaikan valinta vaikuttaa oleellisesti myös tekniseen toteutukseen. Kun olet määritellyt tapahtumapaikan lisäksi tarkoituksen, kohderyhmän ja sisällön, niin sen jälkeen pohditaan, mikä on paras teknologinen ratkaisu tapahtumallesi. Tapahtuman tekninen alusta on kaikkein tärkein valinta: mikä alusta sopii kohderyhmälle ja tapahtuman tarkoituksiin parhaiten?
- Tapahtumaviestintä
Älä unohda tapahtumaa edeltävää ja sen jälkeistä viestintää. Tehtäväsi on sitouttaa yleisösi ja markkinoida tapahtumaa varmistaaksesi, että he osallistuvat tapahtumaan mahdollisimman suurissa määrin. Hyvä ennakkoviestintä mahdollistaa osallistujien teknisen ja henkisen varautumisen sekä onnistuneen verkostoitumisen. Tapahtuman jälkeinen viestintä mahdollistaa syvemmän yhteyden osallistujien kanssa, jolloin voit tarjota osallistujille mahdollisuuden vaikuttaa ja samalla saat kerättyä palautetta ja tuloksia.
Kirjoittaja: Mia Räsänen
